Het voeren van gesprekken over verzuim kan voor HR-medewerkers of leidinggevenden de nodige spanning met zich meebrengen. Dit komt niet omdat ze bang zijn om belangrijke vragen te vergeten of omdat ze niet weten hoe ze een goed gesprek moeten voeren. Maar deze spanning ontstaat doordat er een verstoring is in de normale relatie waarin de medewerker zijn of haar diensten levert in ruil voor loon. Hoewel je normaalgesproken alleen betaald krijgt als je werkt, zijn er uitzonderingen. Eén daarvan is ziekte. Als een arts bevestigt dat een medewerker ziek is, heeft die medewerker recht op loon, zelfs als hij of zij niet kan werken. En dat is waar het lastig kan worden.
In deze situatie van verzuim heeft een medewerker namelijk recht op privacy over zijn of haar gezondheid en dus wordt informatie, gecensureerd, via de bedrijfsarts doorgegeven. Tegelijkertijd hebben alle betrokkenen ook eigen gedachten en gevoelens over de situatie. We hebben altijd wel een mening, en die kan invloed hebben op hoe we het gesprek voeren.
Maar wat als ik je vertel dat het geheim van een succesvol verzuimgesprek eigenlijk al begint ver voordat het gesprek zelf plaatsvindt? Het begint op de werkvloer, nog voordat er sprake is van verzuim. Door een goede relatie op te bouwen met je medewerkers, leg je namelijk de basis voor een goed gesprek in de toekomst. Dit maakt het makkelijker om later oprecht mee te leven als er problemen zijn. Hoe beter de relatie met je medewerkers is, hoe soepeler het verzuimgesprek zal verlopen. Uiteindelijk hebben we allemaal hetzelfde doel, immers: kwaliteit van leven en kwaliteit van werken gaan hand in hand.
Daarom is het belangrijkste advies: leer je medewerkers kennen. Dit legt de basis voor een goed verzuimgesprek. En als het gesprek eenmaal plaatsvindt, bereid je dan voor, creëer een open sfeer, stel open vragen, leef mee, wees positief, focus op oplossingen en maak duidelijke afspraken voor een succesvolle afloop. Vanuit een goede werkrelatie is dit een stuk eenvoudiger!
Hoe goed ken jij je medewerkers?
Herjan Damhuis
Preventie & Verzuimadviseur / Leefstijlcoach bij Oude Vrielink Gezondheidsmanagement