De competentiescan, hoe werkt het?

In het kader van het project Vitaal verder! biedt FCB bedrijven die aan de slag willen met leren en ontwikkelen de competentiescan aan. Met de competentiescan gaat een adviseur samen met de medewerker en zijn haar leidinggevenden vooraf geselecteerde competenties nader bekijken om vervolgens een ontwikkeladvies te kunnen geven dat past bij de medewerker en de organisatie.

Wat is een competentie?
De definitie van wat een competentie is, is niet eenduidig. Gaat het om kennis, vaardigheden, gedrag, eigenschapen of houding? In de praktijk zie je dat daar veel verwarring over bestaat en dat men daardoor in het werken met / aan competenties ook wel eens de plank mis slaat. Waar het woord “competentie” naar verwijst, is de mate waarin iemand in staat is om iets te kunnen.

Wanneer je inhoudelijk naar competenties kijkt, zie je dat deze vaak bestaan uit een combinatie van (aangeboren) eigenschappen van mensen en (te ontwikkelen) kennis en vaardigheden. Eigenschappen kun je zien als talenten van mensen. Deze eigenschappen hebben weer invloed op hoe goed bepaalde kennis en vaardigheden ontwikkeld kunnen worden: mensen met een organisatietalent kunnen zich bijvoorbeeld makkelijker, sneller en verder ontwikkelen op het vlak van plannen en organiseren.

Competenties binnen organisaties
Competenties zijn vaak georganiseerd in lijsten of frameworks en kunnen verder worden geoperationaliseerd (concreet toepasbaar worden gemaakt) op basis van iemands opleidingsniveau en iemands functie. Dit maakt ze erg aantrekkelijk om op een eenduidige en gestructureerde manier naar het prestatievermogen van medewerkers te kijken. Vervolgens kunnen ze worden gebruikt in werving, functiewaardering en opleiding en ontwikkeling.

Competenties binnen productieorganisaties
Binnen productieorganisaties zijn veel medewerkers werkzaam op MBO niveau 1, 2, 3 of 4. De Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs en Bedrijfsleven (SBB) beheert de kwalificatiedossiers voor alle MBO beroepen in Nederland. Zij heeft een competentiemodel [1] ontwikkeld met als referentiemodel het Universal Competency Framework van SHL (https://www.shl.com/nl/).
Het competentiemodel is het uitgangspunt voor alle kwalificatiedossiers.
Het past daarom goed om ook vanuit dit model te kijken naar de competenties binnen productieorganisaties.

Centraal binnen het model staan de volgende 8 competentiefactoren:

1. Leiden en beslissen
2. Ondersteunen en samenwerken
3. Interacteren, beïnvloeden en presenteren
4. Analyseren en interpreteren
5. Creëren en leren
6. Organiseren en uitvoeren
7. Aanpassen en aankunnen
8. Ondernemen en presteren

Onder deze factoren hangen weer 25 competenties zoals ‘Vakdeskundigheid toepassen’, ‘onderzoeken’ en ‘omgaan met verandering en aanpassen’.

Aanpak competentiescan
FCB biedt bedrijven de mogelijkheid om de competenties van medewerkers in kaart te brengen via een op maat gemaakte scan. De competentiescan wordt uitgevoerd door GOC.

Het opstellen van het competentieprofiel (stap 1) is maatwerk. De inhoud van het profiel is sterk afhankelijk van het type bedrijf en de functie waar het om gaat (bijv. teamleider). In de praktijk betekent dit dat er een selectie wordt gemaakt uit de 25 competenties waar in de functie de nadruk op moet liggen. Daarbij maken we een duidelijk onderscheid tussen verantwoordelijkheden en competenties: alles wat gaat over de inhoud van de functie valt onder de verantwoordelijkheden, denk bijvoorbeeld aan kwaliteitsbeheersing of personeelsmanagement. De eigenschappen, kennis en vaardigheden die een medewerker moet inzetten om die verantwoordelijkheden ook op zich te kunnen nemen, noemen we de competenties.

Voor de operationalisatie (stap 2 en 3) maken we gebruik van een online systeem. Deze beschikt over een database waarin de competenties zijn uitgewerkt in gedragsindicatoren. Elke indicator is uitgewerkt in 3 beoordelingscriteria (Tabel 1). De gedragsindicatoren die passen bij het profiel worden besproken met het bedrijf en waar nodig aangepast. Daarnaast kunnen ook indicatoren en criteria worden toegevoegd.

Tabel 1. Voorbeeld operationalisatie

Medewerker en leidinggevende kunnen de beoordelingslijst online invullen (stap 4 t/m 6), maar het kan ook op papier.

Voor elke gedragsindicator wordt bepaald in hoeverre een medewerker dat gedrag laat zien door te kijken naar de drie indicatoren. Als alle drie de indicatoren terugkomen in het gedrag van de medewerker scoort hij een 3, zijn het er twee, dan scoort hij een 2, etc. (zie onderstaand voorbeeld).

Verder is het van belang dat de medewerker en leidinggevende de definitieve beoordeling gezamenlijk doen. Zo kunnen beide “partijen” tekst en uitleg geven en is er maximaal draagvlak bij de medewerker.

In het ontwikkelgesprek (stap 7 en 8) kijkt de adviseur naar de achtergrond van de beoordeling: wat bepaalt hoe de medewerker op een bepaalde manier scoort en wat zijn de mogelijkheden voor de medewerker om zich op bepaalde competenties te ontwikkelen? Dit gebeurt altijd op basis van een gesprek met de medewerker.

Op basis van het ontwikkelgesprek kan de organisatie een ontwikkeltraject op maat inzetten voor de medewerker (stap 9).

Heb jij belangstelling om in jouw organisatie met de competentiescan aan de slag te gaan? De competentiescan kan in het kader van het project Vitaal verder! nu nog kosteloos aangeboden worden.

Meld je aan op: https://www.fcb-verpakkingen.nl/vitaal-verder!/de-activiteiten.html